TADEUSZ WAŚLICKI

Zazwyczaj na początku roku obrotowego, w okresie wytężonych prac, cała nasza uwaga skupia się na zamknięciu minionego roku. Na plan dalszy schodzą kwestie związane z otwarciem ksiąg rachunkowych oraz możliwością, a czasami nawet koniecznością, wprowadzenia zmian w systemie księgowości jednostki. Tymczasem doświadczenie podpowiada, że nie należy odkładać rozstrzygnięcia tych kwestii na potem. Niektóre czynności związane z rozpoczęciem roku obrotowego dobrze jest rozpocząć dostatecznie wcześnie, jeszcze przed sporządzeniem bilansu, tak by od początku roku wszystko mogło działać sprawnie, według uznanego za poprawny porządku.

Nie chodzi przy tym wyłącznie o możliwość powstania trudnych do nadrobienia zaległości, ale również o niebezpieczeństwo, że prowizoryczne rozwiązania okażą się tak trwałe, że błędne lub mało funkcjonalne rozwiązania zostają przenoszone z roku na rok.

Celowe jest zatem zawczasu zastanowić się co należy zrobić, by prawidłowo rozpocząć rok obrotowy, co pozwoli uniknąć późniejszych kłopotów a zarazem poprawić jakość oraz przydatność i sprawność księgowości. Wbrew pozorom dość dużo jest w tej dziedzinie zagadnień, którym warto poświęcić, pomimo braku czasu, nieco uwagi.

Dokonajmy krótkiego przeglądu tych najważniejszych zagadnień, pamiętając że rozpoczęcie ewidencji zdarzeń w kolejnym roku obrotowym powinny poprzedzić co najmniej:

1) przegląd dotychczasowych zasad prowadzenia rachunkowości z punktu widzenia ich zgodności z przepisami prawa oraz użyteczności, pracochłonności, bezbłędności, dostosowania rozwiązań do charakteru działalności jednostki oraz występujących w niej, lub spodziewanych w przyszłości, typów operacji. Trzeba pamiętać również o zapewnieniu szybkich informacji przydatnych do zarządzania jednostką;

2) określenie spodziewanych zmian w zakresie działania jednostki w nadchodzącym roku, polegających np. na: rozpoczęciu produkcji w jednostce dotąd typowo handlowej czy uzupełnieniu hurtu o detal, zmianie jednego rodzaju działalności na inny, wejściu w skład grupy kapitałowej, czy to w roli jednostki dominującej czy też zależnej itd.;

3) w przypadku zmian w prawie bilansowym - ocena ich skutków z punktu widzenia ewentualnej konieczności zmian w dotychczasowych zasadach (polityce) rachunkowości oraz technice księgowości (programach);

4) zapoznanie się ze zmianami w przepisach podatkowych oraz ocena przystosowania rozwiązań ewidencyjnych do obowiązujących w nowym roku wymogów fiskalnych;

5) krytyczny przegląd dotychczas stosowanych kont syntetycznych i analitycznych oraz zaprojektowanie ewentualnych ich zmian. Modyfikacje planu kont mogą mieć różny charakter i polegać zarówno na zmianach mało istotnych, jak np. usunięcie nieużywanych kont rozrachunków, jak też mogą to być zmiany zasadnicze, np. w razie przejścia z porównawczego rachunku zysków i strat na wariant kalkulacyjny tego rachunku (lub odwrotnie), w przypadku istotnych zmian w zakresie działalności jednostki albo w wyniku zmiany zasad rachunkowości;

6) opracowanie na podstawie analizy stanu dotychczasowego, w sprawach przedstawionych w pkt. 1-5, propozycji stosownych zmian w szeroko rozumianym zakładowym planie kont jednostki, z czym może się wiązać potrzeba modyfikacji dotychczasowego lub zakupu nowego programu obsługującego księgowość oraz uzyskanie na te zmiany akceptacji kierownika jednostki;

7) otworzenie ksiąg rachunkowych w obowiązującym terminie (wstępne i ostateczne);

8) wprowadzenie do ksiąg "uproszczonego" bilansu otwarcia oraz kolejnych jego wersji w miarę postępu prac związanych z zamknięciem roku obrotowego, m.in. wynikających z uznanych za słuszne zaleceń biegłego rewidenta badającego bilans;

9) sprawdzenie, czy wprowadzony do ksiąg rachunkowych ostatecznie bilans otwarcia jest zgodny z bilansem zamknięcia roku poprzedniego, który był podstawą do sporządzenia zatwierdzonego sprawozdania finansowego.

Jak widać czynności jest sporo, jednak najważniejsze zadanie, to bez wątpienia weryfikacja zasad rachunkowości oraz opracowanie niezbędnych lub pożądanych zmian w tym zakresie, przewidzianych do stosowania w nowym roku.

Aczkolwiek ustawa o rachunkowości dopuszcza podjęcie decyzji o wprowadzeniu zmian w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości również w ciągu roku obrotowego (art. 8 ust. 2), to jednak zmiany takie muszą działać od pierwszego dnia roku obrotowego i obowiązywać przez cały rok. Oznacza to, w przypadku późniejszego podjęcia decyzji o zmianie zasad rachunkowości, konieczność dokonania w taki sposób - na ogół pracochłonnych - korekt już zaewidencjonowanych operacji, by stosowanie zmienionej zasady, w odniesieniu do objętej nią operacji, wywierało skutek od pierwszego dnia po dniu bilansowym. Warto też pamiętać, że zmiana zasad rachunkowości w ciągu roku obrotowego może w wielu sytuacjach powodować komplikacje rozliczeń podatkowych.

W małych i średnich jednostkach weryfikacja i opracowanie nowych zasad rachunkowości spoczywa z reguły bezpośrednio na osobach, które prowadzą księgi rachunkowe.

W dużych jednostkach, zwłaszcza o złożonej strukturze organizacyjnej, prace te muszą mieć - siłą rzeczy - charakter zespołowy. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie harmonogramu koniecznych prac, określenie terminów ich wykonania oraz osób odpowiedzialnych za przedstawienie oceny dotychczasowych i propozycji nowych rozwiązań.

Kształt i szczegółowość harmonogramu prac zależy od wielkości jednostki oraz złożoności jej struktury organizacyjnej. Szczególnym przypadkiem jest ujednolicenie zasad rachunkowości w ramach grupy jednostek powiązanych, sporządzającej skonsolidowane sprawozdanie finansowe. "Ustawienie rachunkowości" grupy jednostek powiązanych z reguły należy do zadań jednostki dominującej.

W tym miejscu warto przypomnieć, że rachunkowość jednostek, które mają obowiązek stosowania postanowień ustawy o rachunkowości, obejmuje:

¨ przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

¨ prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

¨ okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

¨ wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

¨ sporządzanie sprawozdań finansowych,

¨ gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

¨ poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Chociaż niektóre elementy rachunkowości wiążą się bardziej z zamknięciem niż z otwarciem ksiąg rachunkowych (np. inwentaryzacja, archiwowanie, badanie), to jednak celowe jest wziąć je pod uwagę już na początku roku obrotowego.

Weryfikacji powinny podlegać nie tylko rozwiązania o charakterze merytorycznym, ale i organizacyjnym. Wiadomo przecież, jak duże znaczenie dla poprawnego prowadzenia rachunkowości ma obieg informacji (dokumentów księgowych) oraz kontrola wewnętrzna.

Dlatego projektowanie zmian na kolejny rok obrotowy powinno rozpocząć się w takim terminie, by zmiany zasad rachunkowości mogły zostać wdrożone od początku nowego roku.

Początek roku obrotowego jest także dogodnym momentem ewentualnej zmiany skomputeryzowanego systemu księgowego lub wprowadzenia nowych modułów do systemu. Zważywszy jednak, że wprowadzenie tych zmian wymaga zazwyczaj sporo czasu (prace projektowe, wdrożenie, szkolenie pracowników), odpowiednia decyzja powinna by zostać podjęta, a prace rozpoczęte w takim czasie, aby w pełni działające, sprawdzone rozwiązania mogły być wykorzystywane od chwili otwarcia ksiąg rachunkowych.

(...)