TADEUSZ WAŚLICKI

Dzień bilansowy stanowi datę graniczną między kolejnymi latami, dlatego prace związane z zamknięciem i podsumowaniem wyników jednego roku obrotowego muszą pokrywać się w czasie, przynajmniej częściowo, z przygotowaniem się do prowadzenia rachunkowości w roku następnym.

W większości jednostek dzień bilansowy przypada na 31 grudnia i już teraz trwają w nich przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2004. Wiadomo, że zakończenie tych prac musi nastąpić w określonych ustawowo terminach i przynieść efekty w postaci sprawozdania finansowego, zeznania podatkowego, sprawozdań GUS itd. Skutkiem tego często na plan dalszy schodzą - w tym czasie - kwestie związane z otwarciem ksiąg rachunkowych, a zwłaszcza możliwości, a czasami nawet konieczności wprowadzenia pewnych zmian do stosowanego w następnym roku obrotowym systemu rachunkowości.

Księgi rachunkowe otwiera się - jak wiadomo - zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości (uor) na początek każdego roku obrotowego i ujmuje w nich wszystkie operacje gospodarcze według przyjętych przez jednostkę i stosowanych od początku roku obrotowego zasad rachunkowości. Tak więc na ewentualną zmianę zasad (polityki) rachunkowości czasu nie jest wiele.

Co prawda uor zezwala na wprowadzanie zmian do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości również podczas roku obrotowego (art. 8 ust. 2), jednak zmiany takie muszą być stosowane przez cały rok obrotowy. Oznacza to, że w przypadku późniejszego podjęcia decyzji, zachodzi konieczność dokonywania pracochłonnych korekt operacji już zaewidencjonowanych, w taki sposób, aby zastosowanie zmienionej zasady - w odniesieniu do operacji, których dotyczą - wywierało skutek od pierwszego dnia obrotowego roku. Warto też pamiętać, że zmiana zasad rachunkowości w ciągu roku obrotowego może powodować komplikacje rozliczeń podatkowych.

Rozsądek i doświadczenie podpowiadają, że nie należy odkładać prac związanych z otwarciem ksiąg rachunkowych, a sposób ich prowadzenia, tak pod względem merytorycznym jak i technicznym przesądzić dostatecznie wcześnie, jeszcze przed dniem bilansowym. Pozwoli to na sprawne działanie systemu rachunkowości w jednostce od początku roku obrotowego. Nie chodzi tu wyłącznie o unikniecie trudnych do nadrobienia zaległości, ale przede wszystkim o to, że prowizoryczne rozwiązania często okazują się tak trwałe, że mimo iż są błędne lub mało funkcjonalne przenoszone są z roku na rok.

Aby uzmysłowić sobie jakiego obszaru mogą dotyczyć zmiany systemu rachunkowości, przypomnijmy co obejmuje rachunkowość jednostek, które mają obowiązek stosowania postanowień uor. Są to (art. 4 ust. 3 uor):
a) przyjęte zasady (polityka) rachunkowości, opisane w dokumentacji, którą zatwierdza kierownik jednostki,
b) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
c) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
d) wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
e) sporządzanie sprawozdań finansowych,
f) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
g) poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych uor.

Na ogół zmiany będą dotyczyć przede wszystkim punktów b-d oraz ew. f, a powinny znaleźć wyraz w opisie zasad rachunkowości (pkt a).

Warto zatem zawczasu zastanowić się nad tym co zrobić, by poprawić jakość i sprawność działania rachunkowości jednostki a zwłaszcza wyeliminować stwierdzone wcześniej mankamenty. Wbrew pozorom nie chodzi wyłącznie o zmianę błędnych bądź niefunkcjonalnych rozwiązań na lepsze. Zazwyczaj istnieje znacznie więcej spraw, którym opłaci się poświęcić nieco czasu, przygotowując zasady prowadzenia rachunkowości w roku następnym. Zwłaszcza pożyteczne jest poddanie weryfikacji rozwiązań o charakterze organizacyjnym. Dla poprawnego działania rachunkowości decydujące znaczenie ma przecież obieg informacji (dopływ i przepływ dokumentów księgowych) oraz kontrola wewnętrzna.

Projektowanie zmian na kolejny rok obrotowy powinno rozpocząć się z takim wyprzedzeniem, by zmiany szeroko rozumianych zasad rachunkowości mogły zostać wdrożone bezpośrednio po dniu bilansowym.

Niewątpliwie sporządzanie sprawozdania rocznego, a zwłaszcza dodatkowych objaśnień i informacji oraz rachunku przepływów pieniężnych może również - choć nieco później - dostarczyć sugestii co usprawnić, czy i jakie dane wyodrębnić księgowo, aby mieć gotowy materiał liczbowy do poprawnego wypełnienia obowiązujących wzorów. Nie uzasadnia to jednak zwłoki w ustaleniu co wymaga modyfikacji.

Co weryfikować (...)

Nieco o technice (...)

Zmiany przepisów o rachunkowości (...)

Możliwe uproszczenia rachunkowości jednostek nieobjętych obowiązkiem badania (...)

Ułatwienia inwentaryzacji (...)

Zmiany zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego (...)

Nieruchomości inwestycyjne (...)

Wycena nieruchomości w wartości rynkowej (godziwej) (...)

Wycena nieruchomości inwestycyjnych w cenie nabycia (...)

Eksploatacja inwestycji w nieruchomości (...)

Aktywa i zobowiązania w walutach obcych (...)

Udziały i akcje własne (...)

Dopłaty w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (...)

Długotrwałe umowy o usługi, w tym budowlane (...)

Rozwiązania podatkowe a sposób ewidencji księgowej (...)

Krajowy standard rachunkowości nr 2 "Podatek dochodowy" (...)

Zakończenie (...)