Bezpieczeństwo informatyczne - wybór, wdrożenie i testowanie pakietów oprogramowania

(fragment)

Poniżej zamieszczamy streszczenie czwartego (*) już poradnika dla małych i średnich przedsiębiorstw, opublikowanego przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) we współpracy z PricewaterhouseCoopers LLP. Tym razem wskazówki dotyczą wyboru, wdrożenia i testowania pakietów oprogramowania. Autorzy poradnika zwracają uwagę na najczęściej spotykane trudności i proponują praktyczne rozwiązania pomocne przy ich przezwyciężaniu. Poradnik opracowano z myślą o systemach oprogramowania obsługujących finanse i księgowość, ale przedstawione w nim zasady mogą być stosowane również do innych systemów oprogramowania.

Tekst tłumaczyła i opracowała p. Agnieszka Ostaszewicz.

Redakcja

A. Uwagi ogólne
1. Wstęp

Jednym z trudniejszych zagadnień związanych ze stosowaniem przez jednostki do działalności gospodarczej technologii informacji (IT) jest wdrażanie nowych systemów oprogramowania, zwanych dalej także "systemami". Jednostka zamierzająca nabyć nowy system oprogramowania może wybrać między zakupem gotowego pakietu oprogramowania, a opracowaniem przez informatyków specjalnego systemu, dostosowanego do jej potrzeb lub zastosowaniem rozwiązania łączącego oba te sposoby. Małe i średnie jednostki najczęściej kupują gotowe pakiety oprogramowania, dlatego też dalsze wskazówki dotyczą przede wszystkim tego właśnie rozwiązania.

* * * Zamierzając wdrożyć nowy system oprogramowania, trzeba przede wszystkim wziąć pod uwagę:

- stopień złożoności nowego, oprogramowania,

- stopień zaawansowania nowego sprzętu komputerowego, potrzebnego do stosowania oprogramowania,

- możliwość wykorzystania dotychczas użytkowanych systemów oprogramowania i danych w nowym systemie,

- potencjalne psychologiczne oddziaływanie planowanych zmian na działalności jednostki (mentalność, przyzwyczajenia pracowników),

- przerwy w normalnym toku działalności powodowane zaangażowaniem pracowników we wdrażanie nowego systemu,

- potrzebę połączenia w jedną całość poszczególnych jednostek organizacyjnych (wydziałów), przynajmniej na czas wdrażania,

- brak umiejętności i doświadczenia w zakresie wdrażania systemów oprogramowania, a szczególnie umiejętności zarządczych w tym zakresie.

Każde z tych zagrożeń rozpatrywanych pojedynczo rodzi zazwyczaj różne kłopoty, z którymi jednak jednostki radzą sobie dość dobrze. Natomiast jednoczesne pojawienie się wszystkich wymienionych zagadnień przy wdrażaniu nowego systemu oprogramowania może utrudnić pomyślny jego przebieg.

Przebieg wdrażania nowego systemu oprogramowania określają trzy podstawowe zmienne:

- Czas potrzebny na wdrożenie systemu; zazwyczaj nowy system oprogramowania wdrażany jest w związku ze zmianą przepisów i najczęściej ma zacząć działać od początku nowego roku obrotowego.

- Środki, w tym środki pieniężne oraz kluczowi pracownicy, którzy mogą być potrzebni przy wdrażaniu. W poradniku stosowane jest pojęcie "zasoby", obejmujące koszty zakupu oprogramowania i sprzętu komputerowego, ich instalacji oraz inne koszty jednostki związane z wdrożeniem systemu.

- Funkcjonalność, która określa możliwości nowego systemu oprogramowania w zakresie automatyzacji dotychczasowych zadań wykonywanych ręcznie lub wprowadzenia funkcji, które dotąd nie były dostępne.

Prawidłowe wdrożenie nowego systemu polega na zapewnieniu wymaganej funkcjonalności działania oprogramowania w wyznaczonym czasie przy nieprzekroczeniu zabudżetowanych środków. Uzyskanie równowagi między tymi trzema zmiennymi stanowi główne zadanie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie, natomiast znaczenie przypisywane przez daną jednostkę poszczególnym czynnikom będzie wpływało na decyzje osoby zarządzającej wdrożeniem.

Rysunek 1 ilustruje przypadek, w którym osiągnięto planowaną funkcjonalność nieprzekraczając budżetu na wdrożenie, ale całe przedsięwzięcie zajęło więcej czasu niż planowano (szary trójkąt oznacza plan, zaś czarny - rzeczywistą realizację przedsięwzięcia).

W praktyce większość przedsięwzięć polegających na wdrożeniu wykracza zarówno poza wstępnie zakreślone ramy czasowe, jak i budżetowe, a często także nie zapewnia oczekiwanej funkcjonalności. Rysunek 2 ilustruje typowy wynik wdrożenia nowego systemu oprogramowania.

Rysunki te można wykorzystać, planując wdrożenie nowego systemu oprogramowania w jednostce. Jeżeli budżet jest ograniczony, warto zastanowić się nad ograniczeniem funkcjonalności lub wydłużeniem czasu realizacji przedsięwzięcia. Natomiast gdy krytycznym czynnikiem jest czas, to można ograniczyć funkcjonalność i zwiększyć planowane środki. O ile najważniejszym czynnikiem jest funkcjonalność, to można wydłużyć czas przeznaczony na wdrożenie i/lub przeznaczyć na nie dodatkowe środki.

Podejmując decyzję o wdrożeniu nowego systemu oprogramowania, konieczne jest precyzyjne określenie potrzeb jednostki, które ma zaspokajać, oczekiwanych korzyści oraz czasu, kiedy korzyści te jednostka ma uzyskać.

2. Analiza korzyści i kosztów

Wybór i wdrożenie nowego systemu oprogramowania jest jedną z poważniejszych decyzji podejmowanych przez jednostkę, dlatego wymaga on przeprowadzenia formalnej analizy korzyści i kosztów przedsięwzięcia. Z analizy takiej można zrezygnować wyłącznie w razie zakupu mniej znaczącego oprogramowania.

Ważne jest, aby przy analizie zostały uwzględnione koszty związane z:

- sprzętem komputerowym,

- infrastrukturą komunikacyjną,

- oprogramowaniem,

- szkoleniem,

- fachową pomocą przy wdrażaniu,

- nowymi materiałami biurowymi,

- alternatywnymi planami na wypadek awarii systemu,

- serwisem sprzętu,

- serwisem oprogramowania,

- aktualizacją oprogramowania,

- aktualizacją systemu operacyjnego,

- zarządzaniem przedsięwzięciem w ramach jednostki,

- czasem pracowników pionu informatycznego.

Do korzyści wymiernych finansowo można natomiast zaliczyć:

- zmniejszenie liczby pracowników,

- ograniczenie kosztów administracyjnych,

- zmniejszenie kosztów serwisu sprzętu i oprogramowania,

- zwiększenie obrotów,

- ograniczenie opłat finansowych.

Trudniejsze do wyceny są niektóre niewątpliwe korzyści o charakterze jakościowym, jak np.:

- poprawa zarządzania informacjami,

- podwyższenie kosztów minimalnych, niezbędnych do wejścia na rynek, na którym jednostka aktualnie działa,

- lepsza obsługa klientów,

- zmniejszenie liczby skarg i zażaleń,

- ograniczenie błędów.

3. Ryzyko (...)

B. Jak podejmować decyzje - praktyczne wskazówki (...)

1. Określenie wymogów (...)
2. Wybór odpowiedniego systemu oprogramowania (...)
3. Wdrażanie systemu (...)
4. Strategie wdrożeniowe (...)
5. Czas wdrożenia (...)
6. Pomoc posprzedażna (...)
Kwestionariusz (...)

* - poprzednie wskazówki objęte serią "Bezpieczeństwo informatyczne" opublikowaliśmy w "Rachunkowości" nr. 10/2003, 1/2004 oraz 6/2004.

---