ADAM BARTOSIEWICZ, RYSZARD KUBACKI

Jednym z podstawowych elementów systemu podatku VAT są faktury VAT. Dokumentują one wykonanie czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, a jednocześnie są dokumentem zawierającym podatek naliczony, mogący podlegać odliczeniu. Faktura VAT stanowi także podstawę dokonywania zapisów w księgach podatkowych i jest dowodem księgowym dla celów rachunkowości. Sprawia to, że zagadnienia związane z wystawianiem i przyjmowaniem faktur VAT mają bardzo istotne znaczenie.

Nowa ustawa o VAT i rozporządzenie Ministra Finansów z 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania ... (Dz. U. nr 97, poz. 971), zwane dalej rozporządzeniem o fakturach, w zasadzie utrzymują większość rozwiązań dotyczących wystawiania faktur, jakie zawierała ustawa o VAT z 1993 r. oraz rozporządzenie Ministra Finansów z 22.03.2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. nr 27, poz. 268 z późn. zm.). Wprowadzono jednak kilka istotnych nowości, a niektóre dotychczasowe zasady zostały zmienione. Tym zagadnieniom poświęcone są dalsze rozważania (*).

Podpis na fakturze

Jedną z ważniejszych zmian dotyczących samej treści faktury jest odstąpienie od wymogu podpisu faktury VAT. Przepisy rozporządzenia o fakturach, wymieniając elementy, jakie powinna zawierać faktura, nie wskazują na "podpisy wystawcy oraz odbiorcy faktury" jako konieczny element faktury.

Taka regulacja - a raczej jej brak - wywołuje liczne wątpliwości u podatników, choć już poprzednio faktury np. za telefony nie były podpisywane. Spotkać się można wręcz z pytaniami, czy organ wydający rozporządzenia nie popełnił błędu, nie zamieszczając przepisu nakazującego podpisywać faktury.

Nie jest to pomyłka. Odstąpienie od wymogu podpisywania faktur VAT wynika z obowiązku zachowania zgodności polskiego prawa z prawem wspólnotowym. W przepisach VI Dyrektywy art. 22(3)(b) jednoznacznie stanowi się, że państwa członkowskie nie wprowadzą wymogu podpisywania faktur. Polska jako państwo członkowskie UE nie mogła więc wprowadzić wymogu podpisywania faktur VAT.

Niezależnie jednak od takich czy innych zapisów dyrektywy rezygnacja z wymogu podpisywania faktur budzi różne wątpliwości. Dotyczą one szczególnie mocno aspektów pozaVATowskich. Faktura jest bowiem dokumentem o znaczeniu prawnym i to nie tylko dla potrzeb VAT, ale także pozostałych podatków (w tym przede wszystkim dochodowych), przede wszystkim jednak generalnie odgrywa ona poważną rolę w całym obrocie prawnym. Przykładowo ma ona istotne znaczenie w prawie prywatnym, gdzie może stanowić zarówno dowód zaciągnięcia zobowiązania, jak i spełnienia świadczenia.

Podpisy stron pod takim dokumentem jak faktura VAT uprawdopodobniają jego autentyczność. W przypadku braku wymogu podpisu na dokumencie trudno odróżnić "prawdziwy" dokument od zadrukowanego kawałka papieru udającego dokument, zwłaszcza że obecnie dokumenty powszechnie sporządza się maszynowo. Oczywiście podpis na fakturze - jak na każdym innym dokumencie - można podrobić. Wprowadzenie takiego dokumentu do obrotu prawnego i korzystanie z niego wymaga jednak znacznie większych nakładów sił i środków, a także wiąże się z dużo wyższym ryzykiem. W związku z tym zachowania takie byłyby i mniej powszechne, jak również znacznie łatwiej byłoby je wykryć.

W przedstawionym świetle dziwi nieco brak obowiązku podpisywania faktur.

Tak czy inaczej w chwili obecnej nie ma prawnego wymogu podpisywania faktur VAT. Co gorsza - wraz ze zniesieniem wymogu podpisywania faktur VAT, nie nastąpiła nowelizacja innych przepisów prawa, które dostosowałyby je do zmienionych zasad wystawiania faktur (*1). Ustawa o rachunkowości (uor) nadal wymaga, aby dowód księgowy - którym zazwyczaj jest właśnie faktura VAT - zawierał m.in. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy). (W przypadku podatkowej książki przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów wystarczające jest, aby dowód księgowy w postaci faktury VAT był wystawiony zgodnie z odrębnymi przepisami; faktura VAT bez podpisów obecnie jest wystawiana zgodnie z odrębnymi przepisami).

Oczywiście można sugerować dostawcy podpisanie faktury, jednak nie można tego od niego żądać; wystawca faktury nie ma obecnie takiego obowiązku. Powstaje zatem pytanie, jak kwalifikować niepodpisane dowody księgowe - faktury VAT dla celów rachunkowości? Co prawda z przepisów uor wynika, że wymóg podpisywania dowodów księgowych nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż w pewnych przypadkach można od niego odstąpić (por. art. 21 ust. 1a, ust. 4 ustawy), ale trudno byłoby twierdzić, że brak podpisu jest uzasadniony techniką dokumentowania zapisów księgowych albo że faktura nie dokumentuje przeniesienia prawa własności. Mając na uwadze przepisy uor, a zarazem nieistnienie obowiązku podpisywania faktur, uznać trzeba, że brak podpisu wystawcy na fakturze jest wadliwością tego dowodu księgowego, która jednak nie przekreśla jego mocy dowodowej jako podstawy zapisów w księdze. Faktury niepodpisane przez wystawcę trzeba przyjąć i jeżeli nie zawierają innych mankamentów uznać za "pełnoprawny" dowód księgowy. Nie można bowiem zmusić wystawcy do podpisania faktury, jeśli nie chce tego uczynić.

Wydatki, które dokumentuje dowód w postaci niepodpisanej faktury VAT, z pewnością stanowić mogą podatkowy koszt uzyskania przychodu. Sam fakt braku podpisu na fakturze VAT nie dyskwalifikuje wydatku dokumentowanego fakturą jako kosztu podatkowego. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wielokrotnie podkreślano, że przepisy o rachunkowości nie mają charakteru podatkotwórczego. Jeśli zatem przepisy podatkowe nie wymagają udokumentowania wydatku w określony sposób (co niekiedy ma miejsce), to wydatek ten może stanowić koszt uzyskania przychodu, nawet jeśli nie został on udokumentowany zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Ze wskazanych już powodów trzeba także uznać, że wydatki dokumentowane niepodpisanymi fakturami mogą być kosztami księgowymi (rachunkowymi).

Zdaniem naszym jednak - mimo braku takiego obowiązku - wskazane jest podpisywanie faktur, zarówno gdy jest się ich wystawcą jak i odbiorcą. Podpis na fakturze stabilizuje ją bowiem jako dokument mający znaczenie prawne. Faktura podpisana daje większą pewność jej autentyczności.

Wystawianie faktur przez nabywcę (...)
Przeliczanie kwot na fakturze (...)
Faktury dla czynności świadczonych zagranicą (...)

* - Por. też J. Kamiński, Dokumentowanie dla celów VAT, "Rachunkowość" nr. 6 i 7/2004.
*1 - Z ostatniej chwili - pojawił się projekt stosownej ustawy zmieniającej uor w tym zakresie - przewiduje on m.in., że faktury VAT mają być wystawiane zgodnie z odrębnymi przepisami, natomiast pomija kwestię podpisu.