TELESFOR ŻYZNOWSKI

Reklamacja polega na zwróceniu się przez nabywcę do dostawcy (producenta) - w razie ujawnienia wad towarów (materiałów, wyrobów), nienależytego wykonania usługi albo niezgodności dostawy lub faktury z zamówieniem - z żądaniem rozwiązania sprawy zgodnie z umową lub przepisami Kodeksu cywilnego, regulującymi rękojmię za wady i gwarancję jakości (art. 556-582 K.c.). W myśl prawa cywilnego sprzedawca odpowiada wobec kupującego za wady rzeczy sprzedanej, jeżeli zmniejszają one jej wartość lub użyteczność ze względu na cel oznaczony w umowie albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił kupującego, albo jeżeli została kupującemu wydana w stanie niezupełnym (rękojmia za wady fizyczne). W przypadku gdy kupujący otrzymał od sprzedawcy dokument gwarancyjny co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się - w razie wątpliwości - że wystawca dokumentu (gwarant) jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w gwarancji. Jeżeli w gwarancji nie zastrzeżono innego terminu, to termin ten - w myśl art. 577 § 2 K.c. - wynosi jeden rok, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana. Należy też mieć na względzie, że ten kto wykonuje uprawnienia wynikające z gwarancji, powinien dostarczyć rzecz na koszt gwaranta do miejsca wskazanego w gwarancji lub do miejsca, w którym rzecz została wydana przy udzielaniu gwarancji, chyba że z okoliczności wynika, iż wada powinna być usunięta w miejscu, w którym rzecz znajdowała się w chwili ujawnienia gwarancji.

Reklamacja w myśl przytoczonych przepisów prawa cywilnego może dotyczyć ilości i jakości wykonanej dostawy (usługi), ceny, marży, rabatu (opustu, bonifikaty) bądź błędu w fakturze i innych dowodach potwierdzających wykonanie dostawy lub usługi.

Przyjmując za podstawę przedmiot reklamacji zgłoszonej przez nabywcę, wyróżnia się:

1) reklamacje rzeczowe, dotyczące ilości i jakości wykonanej dostawy lub usługi,

2) reklamacje wartościowe, dotyczące ceny, marży, rabatu oraz błędu rachunkowego w fakturze, potwierdzającej sprzedaż towaru (materiału, wyrobu) lub usługi.

Ze względu na termin zgłoszenia reklamacji w obydwu wymienionych grupach (1 i 2), wyodrębnia się dalsze dwie grupy reklamacji, a mianowicie:

1) reklamacje zgłoszone przed zapłatą,

2) reklamacje zgłoszone po zapłacie.

Każda z reklamacji, bez względu na to co jest jej przedmiotem, może być przez dostawcę (usługodawcę) uznana za uzasadnioną bądź za nieuzasadnioną. W zależności od rodzaju, terminu zgłoszenia oraz uznania lub nieuznania reklamacji za uzasadnioną przez jednostkę, do której została zgłoszona, jak również zależnie od wyników rozstrzygnięcia sporu związanego z daną reklamacją, następują w księgach rachunkowych nabywcy i dostawcy odpowiednie zapisy.

Operacje księgowe dotyczące rozrachunków z kontrahentami (dostawcami i odbiorcami), powstające w związku z reklamacjami, można podzielić na:

A - u odbiorców (nabywców) - na zgłoszone dostawcom z tytułu zakupionych od nich towarów (materiałów, wyrobów) lub usług:

1) reklamacje rzeczowe,

2) reklamacje wartościowe;

B - u dostawców (sprzedawców) - na zgłoszone przez nabywców:

3) reklamacje rzeczowe zakupionych towarów (materiałów, wyrobów) lub usług,

4) reklamacje wartościowe, zakupionych towarów (materiałów, wyrobów) lub usług.

Szczególny rodzaj reklamacji, zazwyczaj rzeczowych, stanowią reklamacje towarów nabytych w sklepach przez osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarczej.

Jeżeli dostawca uznaje reklamację za uzasadnioną, wówczas zmniejsza on o kwotę uznanej reklamacji obrót, potwierdzając uznanie reklamacji fakturą korygującą. Zmniejszenie to obejmuje wartość dostawy w cenie sprzedaży netto i VAT należny związany z tą sprzedażą. Faktura korygująca stanowi podstawę korekty zarachowanej uprzednio sprzedaży i VAT należnego w księgach rachunkowych sprzedawcy (dostawcy) oraz korekty wartości zakupionych towarów (materiałów, wyrobów) w cenach zakupu i VAT naliczonego w księgach rachunkowych nabywcy (odbiorcy).

Gdy w wyniku reklamacji następuje zwrot całości lub części zareklamowanych towarów, wówczas powinien być on potwierdzony dowodem, wystawionym przez jednostkę reklamującą (niezależnie od faktury korygującej wystawionej przez jednostkę przyjmującą reklamację). W razie zwrotu całej dostawy, gdy reklamacja została zgłoszona przed zapłatą, można zwrócić fakturę VAT obejmującą tę dostawę. Jeżeli jednak przedmiotem reklamacji jest część dostawy lub usługi, błąd rachunkowy w fakturze VAT, stawka podatku albo tylko wartość dostawy i związanego z nimi VAT, wówczas podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowi jedynie faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę (dostawcę), zgodnie z przepisami o VAT.

II. Reklamacje rzeczowe zgłoszone dostawcom (...)
III. Reklamacje wartościowe zgłoszone dostawcom (...)