CZESŁAW PACZUŁA

Spis z natury często w praktyce zamiennie określany jako "remanent" lub "inwentura" - to podstawowa metoda inwentaryzacji, polegająca na liczeniu, mierzeniu, ważeniu i innych fizycznych pomiarach ilościowo-wartościowych, rzeczowych i pieniężnych składników aktywów trwałych i obrotowych jednostki gospodarczej. Pojęcie "spis z natury" jest równoznaczne z czynnościami ustalania rzeczywistego (faktycznego) stanu mierzalnych i policzalnych składników aktywów jednostki.

Spis z natury i jego rozliczanie stanowią zespół stosunkowo pracochłonnych i skomplikowanych czynności. Dlatego trzeba go zorganizować w sposób do końca przemyślany, aby osiągnąć zamierzony cel - urealnienie informacji o stanie zapasów i ujawnienie zapasów nieprzydatnych lub zagrożonych utratą przydatności, uporządkowanie ewidencji i składników zapasów, zwrócenie uwagi na zaniedbania, a wszystko to wykonać w terminach, które pozwalają na czas wprowadzić wyniki inwentaryzacji do ksiąg rachunkowych i wykazać je w rocznym sprawozdaniu finansowym. Należy przy tym wziąć pod uwagę, że czas przeprowadzenia spisu z natury, a zwłaszcza rocznego, przypada na okres szczególnego nasilenia i spiętrzenia prac (w wielu branżach jest to szczyt sezonu sprzedaży i produkcji), a także przygotowań do rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Każda godzina jest wtedy szczególnie cenna, gdyż wszyscy w jednostce są zajęci "ważnymi sprawami" z reguły - w ich mniemaniu - ważniejszymi niż spis z natury.

A jednak spis z natury, czy się chce czy nie, trzeba przeprowadzić i to mimo, że przypada on na okres zwiększonego natężenia pracy zarówno w księgowości, jak i w innych komórkach organizacyjnych jednostki.

Jest to konieczne, bo tego wymaga prawo, stojące na straży bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, którego ważnym elementem są realne, a więc wiarygodne, roczne sprawozdania finansowe. Grożą też kary za zaniechanie inwentaryzacji.

Przede wszystkim jednak inwentaryzacja jest korzystna dla jednostki, gdyż zarówno roczna, jak i okresowa czy zdawczo-odbiorcza - jeżeli można jej zawierzyć - pokazuje, jaki jest stan rzeczywisty, a zarazem ułatwia zapobieganie nieprawidłowościom, niegospodarności czy nawet nadużyciom w gospodarce majątkiem.

Inwentaryzacja - wobec konieczności przygotowania składowisk do spisu, uzgodnienia ewidencji księgowej z magazynową - sprzyja porządkowi w jednostce. Ogląd wszystkich zapasów pozwala ujawnić zniszczone, nieprzydatne, niechodliwe, przeterminowane towary i inne składniki zapasów wymagające rychłego zagospodarowania i uratować to co można lub odpisać - gdy już za późno.

Ułatwieniem dla spisu z natury powinna być okoliczność, że w warunkach gospodarki rynkowej nie ma potrzeby "chomikowania" materiałów czy towarów, jak to było w przeszłości. Nie zachodzi obawa, że trudności zaopatrzeniowe zakłócą produkcję lub sprzedaż. Tymczasem nadmierne zapasy w magazynach, sklepach, na składowiskach powodują m.in. zamrażanie środków finansowych, często pochodzących z drogich wciąż kredytów i blokują powierzchnie magazynowe, sprzyjając niszczeniu zapasów, rodzą potrzebę ich kosztownej ochrony, ewidencji, kontroli i częstej kontrolnej inwentaryzacji.

Inwentaryzacja drogą spisów z natury ujawnia też niedbałość i nieporządek u osób, którym powierzono pieczę nad mieniem oraz w księgowości i udokumentowaniu operacji gospodarczych, stanowiących podstawę zapisów w księgach.

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, to jest nadwyżek i niedoborów pomiędzy stanami rzeczywistymi a ewidencyjnymi i wyjaśnienie przyczyn ich powstania, pozwala ujawnić niedociągnięcia powstałe podczas obrotu zasobami w jednostce, jak i w księgowym ich ujęciu, aby na przyszłość im zapobiec. Pokazują one zarazem dowodnie, jak działa w jednostce kontrola wewnętrzna i na ile realna jest dokumentacja obrotu zapasami (kompletność, wiarygodność), której obsługa też kosztuje niemałe pieniądze.

Mimo korzyści, jakie przynosi inwentaryzacja - wciąż jeszcze zdarzają się przypadki lekceważenia wymogu przeprowadzenia z natury spisów rzeczowych składników majątkowych. Niektóre jednostki próbują "ułatwić sobie życie" drogą sporządzania spisów zamiast z natury - z kartotek lub nieobejmowania spisami wszystkich rzeczywiście posiadanych zapasów, w celu zaniżenia wartości aktywów na koniec roku czy na inną datę spisu i podwyższenia kosztów okresu.

Takie praktyki są jednak łatwe do wykrycia przez biegłych rewidentów i organy kontroli, zaś wadliwa inwentaryzacja może być przyczyną odrzucenia przez władze skarbowe ksiąg rachunkowych, jako niewiarygodnych, lub wydania negatywnej opinii przez biegłego rewidenta w trakcie weryfikacji rocznego sprawozdania finansowego.

W dodatku nieprawidłowa, z wszystkimi stąd płynącymi konsekwencjami, nierzetelna, niedbała i niekompletna inwentaryzacja kosztuje prawie tyle samo co dobra, choć jej "pożytki" są dla jednostki znikome, czy wręcz wprowadzają w błąd. Dlatego warto dołożyć starań, aby - jeżeli już trzeba przeprowadzić spis z natury - przyniósł on możliwie duże korzyści, a powodował jak najmniej zakłóceń.

Inwentaryzacją drogą spisu z natury należy objąć rzeczowe składniki majątku obrotowego (materiały, towary, wyroby gotowe, produkcję niezakończoną) oraz środki trwałe, jak też maszyny i urządzenia w trakcie budowy, które są fizycznie mierzalne i pozostają w bezpośredniej dyspozycji jednostki, drogą ich przeliczenia, zważenia lub zmierzenia przez fachowy zespół, niezależny od osób sprawujących pieczę nad tymi składnikami na co dzień.

Z obowiązku spisu z natury wyłączone są grunty, prawa zaliczone do środków trwałych, inwestycje w nieruchomości oraz środki trwałe trudno dostępne oglądowi, na przykład podziemne budowle, budowlane obiekty rozpoczęte, jak też zasoby znajdujące się poza jednostką.

Spis z natury powinien być przeprowadzony komisyjnie, przez zespół w składzie co najmniej 2-osobowym i w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie.

Istotną sprawą w trakcie spisu z natury jest ocena wartości użytkowej zapasów i terminów ważności towarów, materiałów czy wyrobów, a szerzej ich przydatności gospodarczej - do produkcji i sprzedaży posiadanego przez jednostkę majątku. Zespół spisowy powinien - jeżeli trzeba, to korzystając z pomocy rzeczoznawców - ujawnić składniki uszkodzone, nieprzydatne, dotyczące działalności zaniechanej. Pozwala to podjąć przedsięwzięcia skierowane na wyzbycie się nieprzydatnego majątku dzięki zagospodarowaniu (sprzedaży, złomowaniu, utylizacji w inny sposób) składników niepełnowartościowych (uszkodzonych, zniszczonych, przeterminowanych), zbędnych, nadmiernych i niechodliwych.

Pozostawienie w zapasie jedynie składników niezbędnych racjonalizuje strukturę zapasów i zmniejsza wielkość angażowanych w nich kapitałów.

Nie trzeba uzasadniać, że aby komisja inwentaryzacyjna, a zwłaszcza zespoły spisowe mogły wykonać zarysowane zadania, w ich pracach powinny uczestniczyć osoby kompetentne, potrafiące ustalić nie tylko ilość, ale i jakość (przydatność gospodarczą, wartość użytkową) inwentaryzowanych składników majątkowych.

Dokonując spisu z natury należy, przestrzegać zasad:

a) kompletności - każdy składnik majątkowy objęty spisem musi być zapisany na formularzu spisu z natury (w arkuszu lub na karcie spisowej),

b) jednokrotności - każdy składnik objęty spisem może być ujęty w formularzu spisu tylko jeden raz,

c) porównywalności - stan składnika majątkowego ustalony w drodze spisu z natury na określony dzień musi dać się porównać ze stanem ewidencyjnym tego samego składnika z tego samego dnia - jeżeli oczywiście prowadzi się bieżącą ewidencję danego składnika majątku.

Wspomnianą zasadę jednokrotności można jednak zastosować tylko wtedy, gdy w czasie przygotowań do inwentaryzacji uda się zgromadzić te same artykuły w jednym miejscu. Gdy to nie jest możliwe (np. w magazynie panuje ciasnota), mogą powstać trudności. Lepiej wówczas ujmować ten sam składnik w arkuszach kilkakrotnie. Niewątpliwie pracochłonność ustalania różnic inwentaryzacyjnych wtedy rośnie, ale komputeryzacja wydatnie wspomaga tu księgowych.

(...)