EDWARD KOSAKOWSKI

Dla wszystkich pracodawców, w tym także przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą zawodowo, bez względu na status prawny i strukturę własności, podróże służbowe pracowników są jednym ze stałych i podstawowych elementów ich działania.

Każda podróż służbowa pracownika nakłada nie tylko wiele obowiązków na pracodawcę jak i delegowanego w podróż pracownika, ale wiąże się także z ponoszeniem różnorodnych wydatków, które rodzą dla obu stron określone skutki podatkowe.

Dla uściślenia dalszych rozważań przypomnijmy definicje pracownika, pracodawcy oraz podróży służbowej, zawarte w znowelizowanych od 1.01.2003 r. przepisach: art. 775 § 1, art. 2 i 3 Kodeksu pracy . W ich myśl:v ˇ za pracownika uważa się osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę,

ˇ pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników,

ˇ podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Z definicji podróży służbowej wynika, iż nie może być uznana za taką podróż do i w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jak również w której pracownik ma stałe miejsce pracy.

Z tego m.in. względu określenie miejsca wykonywania pracy jest jednym z istotnych warunków stosunku pracy, zawiązywanego między pracodawcą a pracownikiem. Zobowiązuje do tego art. 29 § 1 Kodeksu pracy, w myśl którego umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, z wyraźnym oznaczeniem rodzaju i warunków umowy i określać w szczególności:

- rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania oraz termin rozpoczęcia pracy,

- wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy.

Dokładne określenie w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy (nie musi się ono pokrywać z siedzibą pracodawcy, gdyż nie są to pojęcia tożsame) ma ważne znaczenie dla stwierdzenia faktu nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących mu z tytułu podróży służbowych lub też ich braku.

Ogólnie rzecz ujmując, miejscem pracy jest stały punkt w znaczeniu geograficznym (najczęściej siedziba pracodawcy, jego zakład, oddział bądź inna placówka), jak i pewien oznaczony obszar, strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca (por. orzeczenie Sądu Najwyższego z 1.04.1985 r., sygn. akt. I PR 18/85).

Tak więc nie każdy wyjazd pracownika w "teren", tj. poza siedzibę pracodawcy, musi być traktowany przez pracodawcę jako podróż służbowa.

Jak wynika bowiem z wyroku Sądu Najwyższego z 11.04.2001 r., sygn. akt. I PKN 350/00: "Stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, których wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy, nie jest podróżą służbową. Miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym w okresie rozliczeniowym".

Podróż służbowa pracownika może odbywać się na obszarze kraju, jak i poza jego granicami. Zarówno w jednym jak i drugim przypadku wiążą się z tym różnorodne wydatki, do ponoszenia których zobowiązany jest pracodawca. Zgodnie bowiem ze wspomnianym art. 775 § 2 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą.

Stąd też zasady ponoszenia wydatków z tytułu podróży służbowej oraz wysokość i warunki ich zwrotu pracownikom powinny być ściśle określone i wynikać z odpowiednich uregulowań.

Od 1.01.2003 r. w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy zakres przepisów z tym związanych uległ dość zasadniczym zmianom.

Upoważnienie ministra właściwego do spraw pracy do określenia wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi za czas podróży służbowej zostało ograniczone wyłącznie do pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Od 1.01.2003 r. obowiązują w tym zakresie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (dalej rozp. MPiPS) z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu:

- podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990),

- poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991).

Warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pozostałym pracownikom określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 Kodeksu pracy).

Od 1.01.2003 r. przedsiębiorcy prowadzący zawodowo działalność gospodarczą - bez względu na status prawny i strukturę własności - a także inni pracodawcy niż jednostki państwowej lub samorządowej sfery budżetowej mogą zatem wybrać jeden z dwóch sposobów ustalania i rozliczania kosztów podróży służbowej:

1) przyjąć zasady określone w rozporządzeniach MPiPS,

2) określić własne zasady, ustalające wysokość i warunki rozliczania należności za czas podróży służbowej zatrudnionych pracowników, pamiętając przy tym, iż:

a) postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika jednostki sfery budżetowej (art. 775 § 4 Kodeksu pracy),

b) zwracane przez pracodawcę wydatki z tytułu podróży służbowej pracownika, w wysokości wyższej od diet i innych należności za czas podróży służbowej obowiązujących w sferze budżetowej, stanowią dla pracowników podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26.07.1991 r. , zwanej dalej ustawą o pdof.

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera tych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej w wysokości określonej w rozporządzeniach MPiPS (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).

II. Zakres i warunki zwrotu należności z tytułu podróży służbowych (...)

III. Skutki podatkowe związane z podróżami służbowymi pracowników (...)