EDWARD KOSAKOWSKI

Niemal dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego zawodowo działalność gospodarczą, bez względu na jego status prawny oraz strukturę własności przedsiębiorstwa, samochód osobowy stanowi dziś podstawowy środek transportu, a często też i narzędzie pracy.

Używanie samochodów osobowych na potrzeby działalności gospodarczej wiąże się jednak z ponoszeniem różnorodnych wydatków, które rodzą określone skutki podatkowe. Minimalizacja tych skutków w dużej mierze zależy od umiejętnej racjonalizacji wydatków na nabycie samochodów osobowych, bieżącą ich eksploatacją, a także spełnienia różnych dodatkowych obowiązków w zakresie dokumentowania i ewidencjonowania tych wydatków.

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych jak i podatku od towarów i usług (VAT) zawierają wiele odrębnych - odmiennych od ogólnie obowiązujących - uregulowań, dotyczących samochodów osobowych. Odrębności te dotyczą m.in. zasad zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych z tytułu ich zużycia, jak i wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych.

Przede wszystkim uściślijmy co dla celów podatkowych uważa się za samochód osobowy. Otóż definicję samochodu osobowego dla potrzeb podatkowych zawierają przepisy art. 16 ust. 3a ustawy o pdop oraz art. 23 ust. 3a ustawy o pdof. W myśl tych przepisów samochodem osobowym jest każdy samochód, którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg i który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe.

Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy Prawo o ruchu drogowym producent lub importer nowego pojazdu samochodowego zobowiązany jest do wydania wyciągu ze świadectwa homologacji dla każdego sprzedawanego pojazdu lub odpisu decyzji zwalniającej pojazd z homologacji. Świadectwo homologacji typu uzyskuje od Ministra Infrastruktury producent, w tym również podmiot dokonujący montażu lub zabudowy, np. montażu instalacji przystosowującej dany pojazd do zasilania gazem lub importer nowego typu pojazdu samochodowego oraz przedmiotów jego wyposażenia lub części, prowadzący działalność gospodarczą w tym zakresie.

Odpowiednie świadectwo homologacji samochodu ciężarowego, wydane przez producenta (w rozumieniu jak wyżej) muszą posiadać również tzw. "samochody z kratką", a więc samochody o ładowności do 500 kg przeznaczone do przewozu ładunków. Tylko z takim świadectwem homologacji tego rodzaju samochody mogą być zarejestrowane jako ciężarowe. Potwierdzeniem zarejestrowania samochodu jest dowód rejestracyjny (pozwolenie czasowe), stwierdzający dopuszczenie pojazdu samochodowego do ruchu. Samochód jest zaś dopuszczony do ruchu, jeżeli odpowiada warunkom technicznym określonym w polskich normach przyjętych do obowiązkowego stosowania i zaopatrzony w zalegalizowane tablice rejestracyjne i w nalepkę kontrolną.

Definicja samochodu osobowego zawarta w ustawie o podatku dochodowym obowiązuje od 1.01.2001 r., jest także stosowana do potrzeb podatku VAT.

Samochody osobowe używane na potrzeby działalności gospodarczej podatnika (przedsiębiorstwa) mogą:

1) stanowić środki trwałe, tj. rzeczowe aktywa trwałe stanowiące składniki majątku podatnika, podlegające amortyzacji na zasadach przewidzianych w ustawach o pdop lub pdof; są to samochody osobowe:

a) stanowiące własność lub współwłasność podatnika, które:

- były kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- wykorzystywane są na potrzeby związane z działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,

b) niestanowiące własności lub współwłasności podatnika lecz wykorzystywane na potrzeby jego działalności gospodarczej, na podstawie umowy leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze (w rozumieniu art. 17a pkt 1 lub art. 23a pkt 1 ustaw o pdop i pdof), zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych samochodów; zgodnie z przepisami o opodatkowaniu stron umowy leasingu (rozdziały 4a ustaw o pdop i pdof), odpisów amortyzacyjnych dokonuje wtedy korzystający, a więc leasingobiorca, użytkownik; jest to leasing finansowy;

2) stanowić składniki obcego majątku trwałego, przyjęte do korzystania w ramach działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego lub innej umowy o podobnym charakterze (najmu, dzierżawy), określonej w art. 17a pkt 1 lub art. 23a pkt 1 ustaw o pdop i pdof, zawartej ze współwłaścicielem lub współwłaścicielami tych samochodów zgodnie z przepisami o opodatkowaniu stron umowy leasingu (rozdziały 4a ustaw o pdop i pdof); odpisów amortyzacyjnych dokonuje w takim przepadku finansujący (właściciel);

3) stanowić własność prywatną osób:

a) prowadzących działalność gospodarczą (właścicieli firm) - co dotyczy samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych firmy,

b) trzecich, które na podstawie umowy użyczenia przekazały posiadane przez siebie samochody osobowe do używania przez podatnika na potrzeby jego działalności gospodarczej,

c) będących pracownikami firmy, o ile samochody te używane są przez nich w celach służbowych, związanych z działalnością gospodarczą podatnika to jest:

ˇ do podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju bądź poza jego granicami, na warunkach i zasadach określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z:

- 19.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720),

- 8.05.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz. 525);

ˇ do jazd lokalnych - na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie samochodu osobowego do celów służbowych na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271).

W przypadku samochodów osobowych zaliczanych przez podatnika do środków trwałych, jako składników majątku związanego z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (pkt 1), warunkiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych - niezależnie od wymienionych wyżej - jest objęcie ich ewidencją środków trwałych. Ma ona zapewnić podział środków trwałych na poszczególne grupy, a więc m.in. wyodrębniać środki transportu, pozwolić na ustalenie ich wartości początkowej, właściwych stawek odpisów amortyzacyjnych, kwoty amortyzacji i umorzenia. Do jej prowadzenia obliguje zarówno ustawa o pdop jak i pdof. I tak:

ˇ podatnicy prowadzący zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe uwzględniają w księgowej ewidencji środków trwałych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z wymogami określonymi w art. 9 ust. 1 i art. 22n ust. 1 ustaw o pdop i pdof ;

ˇ podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ujmują w ewidencji środków trwałych co najmniej dane wymienione w art. 22n ust. 2 pkt 1-13 ustawy o pdof.

Zastosowany w ewidencji środków trwałych podział na poszczególne grupy, powinien być oparty o postanowienia obowiązującej od 1.01.2000 r. Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) , która stanowi usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego służący m.in. - oprócz celów ewidencyjnych - właściwemu ustalaniu stawek amortyzacyjnych oraz badaniom statystycznym.

Zgodnie z podziałem klasyfikacyjnym środków trwałych określonym w KŚT, samochody osobowe klasyfikowane są następująco:

- grupa 7 - Środki transportu

- podgrupa 74 - Pojazdy mechaniczne

- rodzaj 741 - Samochody osobowe.

Rodzaj 741 obejmuje samochody osobowe drogowe i terenowe z silnikiem (napędem) o pojemności skokowej powyżej 500cm3, jak również samochody osobowe częściowo przystosowane do innych celów niż przewóz osób. Do rodzaju 741 nie zalicza się:

- samochodów osobowych przerobionych na samochody ciężarowe ze skrzyniami; są one ujęte w rodzaju 742 - "Samochody ciężarowe",

- samochodów specjalnych, to jest samochodów sanitarnych, w tym karetek reanimacyjnych oraz pojazdów samochodowych, które ze względu na swą konstrukcję, przeznaczone są do wykonywania innych prac niż przewóz osób i towarów; są one ujęte w rodzaju 743.

Do ewidencji środków trwałych, o której mowa wyżej, nie wprowadza się natomiast samochodów osobowych, które - pomimo że są wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej podatnika - nie są zaliczane do jego składników majątku związanego z tą działalnością.

Chodzi tu o samochody osobowe, stanowiące:

a) obce składniki majątkowe (pkt 2); jeżeli jednak ich posiadaczami są podatnicy prowadzący księgi rachunkowe to podlegają one wykazaniu w ewidencji pozabilansowej, będącej częścią składową ewidencji księgowej środków trwałych,

b) własność prywatną osób wymienionych w pkt 3, o ile ich własne samochody są używane do celów związanych z działalnością gospodarczą podatnika na zasadach i warunkach określonych w tym punkcie.

Samochodów tych nie obejmuje się ewidencją środków trwałych, ani bilansową ani pozabilansową. Samochody ujęte w pkt 2 i 3 nie podlegają odpisom amortyzacyjnym zaliczanym do kosztów uzyskania przychodu, uwzględnianych w rachunku dochodów do opodatkowania.

II. Skutki podatkowe pozyskania samochodów osobowych (...)

a) samochody osobowe objęte ewidencją środków trwałych (...)

b) samochody osobowe nieobjęte lub niewpisane do ewidencji środków trwałych (...)

->nabycie samochodu osobowego w drodze kupna (...)

-w zakresie podatku dochodowego (...)

-w zakresie podatku VAT (...)

->wniesienie samochodu osobowego jako wkładu niepieniężnego (...)

->przyjęcie samochodu osobowego do używania na podstawie umowy o leasing (...)

a) w zakresie podatku dochodowego (...)

b) w zakresie podatku VAT (...)

III. Koszty używania i bieżącej eksploatacji samochodów osobowych (...)

->Amortyzacja samochodów osobowych (...)

->Wydatki na eksploatację samochodów osobowych (...)

1. Wydatki na eksploatację samochodów osobowych zaliczonych do składników majątku podatnika. (...)

->Zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów (...)

a) wydatki na bieżącą eksploatację: (...)

b) wydatki na remont i naprawy samochodów (...)

c) straty dotyczące samochodu osobowego spowodowane (...)

d) wydatki na ubezpieczenie samochodu osobowego (...)

->Podatek VAT od wydatków na eksploatację samochodu osobowego (...)

a) części składowych zużytych do wytworzenia samochodów osobowych (...)

b) paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu (...)

2. Wydatki na eksploatację samochodów osobowych nieujętych lub wpisanych do ewidencji środków trwałych (...)

3. Wydatki na rzecz pracowników za używanie samochodów do celów służbowych (...)